個人情報保護法に関する対応について

 同窓会会員 各位

 灘高等学校同窓会
会長 薩摩 和男

 会員データの管理、会員名簿等に関しまして同窓会では以下のとおり厳正な管理の下、対応をいたしますので、ご協力の程何卒宜しくお願いいたします。

1.個人情報の利用目的 
   1)同窓会会員名簿作成と同窓会会員に限定した名簿の販売(配布)のため。
   2)同窓会総会の案内送付のため。
   3)同窓会からの寄付金募集に関する資料送付のため。
   4)学年、クラス、クラブ、支部などの同窓会支援のため。
   5)その他、同窓会活動のため。

2.名簿記載項目 
  卒業年度、現姓名、旧姓名、現住所(郵便番号、電話番号、FAX番号含む)、
  勤務先(名称、部署、役職、電話番号、FAX番号)

3.個人データの提供手段又は方法 
  個人データは印刷製本された名簿の形式で、以下のとおり販売(配布)します。
   1)事前に注文(購入)頂いた同窓会会員に宅配便にて送付します。
   2)名簿に広告掲載を頂いた同窓会会員に宅配便にて送付します。
   3)卒業生全員に対して、卒業時に手渡しします。

4.個人データの提供停止
   1)名簿(または不明者一覧表)への掲載拒否など第三者への提供を停止される場
    合は、文書にて受け付けします。同窓会事務局までご連絡下さい。ご本人(代理
    人)であることの確認をしたうえで、提供停止の措置をとります。
   2)名簿発行前(具体的にはデータ修正締切日。名簿作成作業時に掲載)までに掲
    載拒否など第三者への提供を停止について受け付けた場合は、今回発行する名簿
    には個人データは記載されません。
   3)掲載拒否など第三者への提供を停止についての受け付けが名簿発行後の場合
    は、同窓会会員データベースへの掲載拒否など第三者への提供を停止する処理を
    行います。また、次回発行以降の名簿には個人データは記載されません。なお、
    今回発行した名簿への個人データの掲載抹消等には対応できません。

5.保有個人データの開示等
   1)開示
    同窓会が保有する保有個人データに関して、同窓会会員ご自身の情報の開示をご
    希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上
    で、合理的な期間および範囲で回答します。
   2)訂正等
    同窓会が保有する保有個人データに関して、同窓会会員ご自身の情報の内容につ
    いて訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご
    本人であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期
    間および範囲で情報内容を訂正、追加または削除します。
   3)利用停止・消去
    同窓会が保有する保有個人データに関して、同窓会会員ご自身の情報の利用停止
    または消去をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であること
    を確認した上で、同窓会が利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用しているこ
    とまたは情報を適正に取得していないことが判明した場合には、合理的な期間お
    よび範囲で利用停止または消去します。

6.開示等の受付方法・窓口
  上記5.1)・2)・3)のお申し出および同窓会の個人データの取扱いに関するお
  問い合わせは、以下の方法にて、受け付けます。
  なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、
  ご了承ください。
   1)受付手続き
    以下の受付窓口まで、文書でご連絡ください。ご本人(代理人)であることの確
    認をしたうえで、書面交付の方法または同窓会会員および同窓会が適当と認めた
    方法で回答します。お申し出内容によっては、同窓会所定の申込書面をご提出い
    ただく場合があります。また、回答までに日数を要することがありますのでご了
    承ください。なお、書面での回答については、同窓会所定の手数料をお支払いい
    ただく場合がございます。
    受付手続きについての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。
   *ご本人からお申込みの場合は、ご本人であることを、以下の方法等で確認いたし
    ます。
   ○運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証、印鑑証
    明書等の証明書類
    また、代理人からお申込みの場合は、本人からの委任状および委任状に押印され
    た印鑑の印鑑証明書、ご本人への電話等により確認させていただきます。
   2) 受付窓口
    〒658-0082
     兵庫県神戸市東灘区魚崎北町8-5-1
     灘中学校・高等学校同窓会「個人データ受付」係
     ℡(078)411-7234 FAX(078)411-7244
     e-mail nada-dousou@g.nada.ac.jp

7.郵送調査のお願い 
  名簿作成(または追跡調査)時の郵送調査に関するお願い。
   1)住所が判明している同窓会会員に対して、郵送にて調査を行います。
   2)調査葉書の返信が無い場合は、原則的に前回の名簿記載内容を掲載します。
   3)内容の変更、または掲載拒否の場合はその旨を記載して返信して下さい。

8.不明者調査協力のお願い 
  名簿作成(または追跡調査)時の不明者調査に関するお願い。
  同窓会では名簿の判明率向上のため同窓会会員に限定して、不明者の個人データ
  (学年、現姓名、旧姓名)を不明者一覧表の形式で公表しますので、不明者調査に
  ご協力願います。

    以上